مدیریت الکترونیک نشریه
سامانهی مدیریت الکترونیک نشریه دارای سه بخش اصلی اطلاع رسانی از طریق پایگاه نشریه، مدیریت دریافت و رهگیری مقالات و داوری الکترونیک مقالات است. ابزارهای قدرتمند مدیریت محتوا امکان ایجاد و به روز رسانی پایگاه نشریه را فراهم می کنند. بخش مدیریت مقالات ابزارهایی برای انتشار الکترونیک نشریه در اختیار مدیر پایگاه میگذارد و بخش داوری الکترونیک امکان بررسی مقالات بر اساس روش های مرسوم بررسی را فراهم می کند. به این ترتیب همهی مراحل دریافت، بررسی و انتشار مقالات، به صورت یک فرآیند الکترونیک منظم قابل انجام است.
تواناییهای سامانه مدیریت الکترونیک نشریه
· قابلیت انجام تنظیمات اصلی وبگاه نشریه به صورت برخط
· قابلیت دریافت مقاله از کاربران ( Article Submission System ) با تنظیمات بسیار انعطاف پذیر
· ثبت خودکار تمام وقایع و رویدادهای مرتبط با مقالات و ایجاد پرونده الکترونیک کامل برای هر مقاله
· قابلیت ارسال خودکار پرونده الکترونیک مقاله برای نویسندگان
· قابلیت رهگیری کامل وضعیت مقاله توسط کاربران ( Tracking )
· قابلیت داوری الکترونیک مقالات به صورت ساده یا پیشرفته ( Online reviewer )
· قابلیت تغییر متن نامههای ارسالی و تنظیم انواع متون و گزینههای صفحات مدیران، سردبیر، و داوران
· قابلیت طراحی انواع فرمهای سفارشی برای داوریها
· امکان نمایش تعداد دفعات ارسال هر مقاله به داوران، ارسال نامه پیگیری، گزارشگیری جامع داوری و ...
· قابلیت انتشار برخط شماره های جدید با فراگذاری پروندههای PDF یا HTML مقالات
· امکان انتشار چکیده مقالات به صورت مجزا از مقاله اصلی با تعریف سطح دسترسی
· آرشیو سازی خودکار شماره های پیشین مجلات
· قابلیت نمایش تعداد مراجعه به چکیده و متن کامل مقالات به صورت تفکیکی
· ایجاد موتور جستجوی خودکار برای هر شماره مجله ( Quick Search ) بر اساس نسخه txt یا rtf
· امکان مدیریت وضعیت مالی و پرداختهای کاربران با توجه به گزینههای انتخاب شده در پایگاه
· امکان تهیه انواع خروجی XML از متن مقالات ( PubMed ، DOAJ ، HBI و...)
· امکان بررسی و ورود خودکار اطلاعات مطالب و مقالات از فایلهای XML
· امکان خروجی مقالات به صورت موضوعبندی شده با تنظیمات مورد نظر برای تهیه کتاب چکیده مقالات
· استفاده از متغیرهایی برای درج خودکار عنوان و نام خانوادگی نویسندگان در بخش ارسال پست الکترونیک
· امکان تنظیم مشاهده یا عدم مشاهده فایلهای ضمیمه یا فایل دارای نام نویسنده توسط داوران در بخش داوری
· ارسال پرونده مقاله به ارسال کننده و نیز تمام نویسندگان مقاله یا مکاتبه با آنها از طریق صفحه پرونده مقالات
· امکان مشاهده مقالات مشابه برای هر یک از مقالات در صفحه پرونده مقالات در بخش نشریات
· مشاهده فهرست مقالات مشابه با یکدیگر در بخش گزارشگیری از مقالات در بخش نشریات
· امکان ورود مقالات با کمک فایلهای WORD در بخش نشریات
· امکان جلوگیری از ارسال مقالات با عنوان کاملا یکسان با فایل موجود
· امکان ایجاد فایلهای خروجی XML قابل استفاده در Word از اطلاعات مقالات
· امکان دسترسی کاربران سیستم به پرونده مقالات تحت عنوان مدیران مقالات
· امکان ارسال مستقیم یا غیر مستقیم نتایج داوری به نگارندگان
· امکان اضافه کردن فایل ضمیمه به پرونده مقالات از طرف مدیر برنامه یا ارسال کننده مقاله
· امکانات جستجوی بهتر پیشرفته مقالات در بخش فهرست و پرونده مقالات
· امکان آگاهی از تمام رخدادهای انجام شده بر روی مقالات از جمله ارسال، داوری، دسترسی و ...
· امکان ارسال پرونده مقالات و نامه ویژه برای داوران اصلی
· امکان ارسال توضیحات اضافه شده به صفحه پرونده مقاله برای مدیران مقالات (برای ویرایش و تایید نهایی)
· تصحیح خودکار اشکال فونتهای فارسی و عربی (ک و ی) برای جستجوی مشخصات و نویسندگان مقالات
· امکان اصلاح مقالات و ویرایش مجدد مقاله پس از اعلام نظر داور
· امکان دریافت نظرات کلیه کاربران و انجام نظر سنجی در پایگاه
· امکان ارتباط و ارسال خودکار اطلاعات به سامانه ملی مدیریت علم و فناوری (سمات) در نشریات علوم پزشکی
آشنایی با بخش دریافت و بررسی مقالات
مراحل کلی فرآیند دریافت و بررسی مقالات به صورت زیر است:
· مدیر پایگاه
1. تنظیمات عمومی، تنظیم فرم ثبت نام و تنظیم فرم ارسال مقاله
2. تنظیمات داوری و معرفی داوران به برنامه
3. تولید راهنمای نگارش مقاله با پیوند به فایل نمونه، راهنمای ارسال مقالات
· نگارنده
1. ثبت نام در پایگاه
2. فرستادن مشخصات و فایل مقاله با کمک فرم ارسال مقاله
3. بررسی نهایی پروندهی مقاله و افزودن پیوستها و توضیحات و تایید نهایی مقاله
4. رهگیری وضعیت مقاله و پاسخگویی و رفع اشکالات از صفحه شخصی
· مدیران مقالات و بررسی کنندگان
1. مشاهده و بررسی مقاله توسط کارشناس، ارتباط با داوران و نگارنده
2. نوشتن توضیحات و افزودن فایلهای پیوست برای مقاله ها
3. فرستادن مقاله به سایر مراحل یا مراکز بررسی یا تعیین وضعیت مقاله
· مدیر پایگاه
1. تایید یا رد نهایی مقاله ها
2. دستهبندی و انتشار مقالهها و ارسال جدول محتویات به کاربران
آشنایی با بخش داوری الکترونیک
یکتاوب برای افزایش سرعت جریان اطلاعات میان مدیران و کاربران یک نشریهی علمی یا کنفرانس علمی، سامانهی داوری الکترونیک را راهاندازی کرده است. این سامانه جابهجایی الکترونیک مقالات و اطلاعات بین نگارندهها، مدیر اجرایی نشریه یا کنفرانس (مدیر پایگاه اینترنتی)، دبیر علمی، سرگروهها (هیات تحریریه) و داوران را به آسانی و با کارآمدی انجام میدهد. در ادامه نمایی از مراحل داوری ارایه می گردد:
1. فرستادن مقاله توسط نگارنده
2. دریافت مقاله توسط مدیر اجرایی
3. بررسی اولیه مقاله توسط دبیر علمی (اختیاری)
4. پیشنهاد داوران توسط سرگروهها یا هیات تحریریه (اختیاری)
5. فرستادن مقاله به داور برای بررسی و اعلام نظر
6. بررسی مقاله توسط داور و تکمیل فرم داوری
7. بررسی نظرات داوران و پیشنهاد اصلاح به نگارنده مقاله توسط مدیر اجرایی
8. اصلاح مقاله توسط نگارنده و انجام مراحل داوری نهایی و تعیین وضعیت مقاله