سامانه های هوشمند یکتاوب
بخش ویژه محصولات
سامانه‌ی مدیریت همایش

روش خرید و استفاده از سامانه مدیریت همایش

روش خرید و استفاده از سامانه مدیریت همایش

به طور معمول راه‌اندازی سامانه‌ی مدیریت الکترونیک برای یک همایش با ثبت دامنه ، اختصاص فضا، طراحی قالب عمومی با طرح و رنگ مورد نظر، آموزش و پشتیبانی یکساله، ۲۵۰ میلیون ریال هزینه خواهد داشت. پشتیبانی و بروزرسانی برنامه برای نگهداری پایگاه طی سال‌های بعدی (برای دوره بعدی همایش یا همایش دیگری بدون تغییر کارفرما)، با هزینه‌ای معادل ۵۰ درصد هزینه ی قرارداد + تورم اعلام شده توسط بانک مرکزی + هزینه طراحی و نصب مجدد انجام خواهد شد (معادل ۲۰۰ میلیون ریال). برنامه برای استفاده در تنها یک همایش تنظیم شده است و برای استفاده در همایش های مختلف به صورت همزمان، باید چند برنامه خریداری شود.

روش معمول کار برای دوره های بعدی همایش به این شکل است که قرارداد پشتیبانی بسته می شود، سپس سایت فعلی بایگانی شده و یک سایت جدید بر اساس فرم درخواست سامانه به کارفرما تحویل داده می شود. برای نگهداری سالانه هر سایت همایش بایگانی شده به صورت نیمه فعال، هزینه ای معادل نصف هزینه ی پشتیبانی عادی در نظر گرفته می شود.

مراحل عقد قرارداد و استفاده از خدمات

مستندات و مشخصات برنامه‌ها و نمونه پروژه‌های انجام شده در نشانی www.yektaweb.com قابل دریافت است. خدمات ارایه شده در نشانی www.yektawebtest.ir/demo_conf قابل بررسی و آزمایش هستند. برای آغاز روند پیوستن به یکتاوب می توانید قرارداد مربوطه را بررسی کرده و فرم درخواست سامانه را تکمیل نمایید.


تهیه لوح فشرده همایش
امکان تهیه و ارایه یک نسخه لوح فشرده اطلاعات و مقالات همایش با تکیه بر اطلاعات نهایی ارایه شده از سوی کارفرما، با هزینه ای معادل ۱۰۰ میلیون ریال وجود خواهد داشت. برای این منظور اطلاعات نهایی و ویرایش شده (در قالب فایل‌های PDF و WORD ) باید ۱۰ روز پیش از موعد درخواست لوح فشرده تحویل داده شوند. اسناد و فرم ها و نمونه سی دی همایش را در این بخش بررسی کنید:

اطلاعات مربوط به تهیه سی دی همایش

تخفیف خرید جمعی
برنامه برای استفاده در تنها یک پایگاه تنظیم شده است و برای استفاده در پایگاه‌های مختلف، باید چند برنامه خریداری شود. در صورت عقد قرارداد جمعی (یا خرید مجدد برنامه ظرف مدت کمتر از شش ماه) تخفیف‌هایی در نظر گرفته شده است.

برای کسب اطلاعات بیشتر، سند هزینه خدمات شرکت را دریافت و بررسی نمایید.

هر نظر و پیشنهادی که منجر به تسریع و ارتقای کار شود، ما را برای ارایه خدماتی بهتر راهنمایی خواهد کرد. پس با ما در تماس باشید و دیدگاه‌ها و خواست‌های خود از مجموعه برنامه‌های یکتاوب را با ما در میان بگذارید. از همراهی شما سپاسگزاریم.

آموزش سامانه مدیریت پایگاه همایش

 آموزش

بسته‌ی نرم‌افزاری یکتاوب با هدف کمک به راه‌‌اندازی سریع و آسان پایگاه‌های اینترنتی علمی و فرهنگی و برای مدیریت الکترونیک و یکپارچه‌ی اطلاعات سازمانی، آموزشی و پژوهشی طراحی شده است. چگونگی کار با این بسته‌ی نرم‌افزاری به شیوه‌های گوناگون به شما آموزش داده می‌شود.

نشست‌های آموزشی: همکاران ما در شرکت یکتاوب آماده برگزاری نشست‌های آموزشی در دوره‌ی پشتیبانی هستند. آموزش در محل شرکت بدون پرداخت هزینه است. برگزاری نشست آموزشی بیرون از تهران مستلزم پرداخت هزینه‌ است.

لوح فشرده‌ی آموزشی: چگونگی کار با ابزارهای یکتاوب را به صورت تصویری آموزش می‌دهد.

بروشور آموزش سریع: معرفی کلی برنامه و روش آغاز کار با برنامه و انجام تنظیمات اصلی را آموزش می‌دهد.

اسلایدهای معرفی برنامه: مراحل تنظیم و کار با برنامه را به صورت گام‌به‌گام و با ذکر مثال آموزش می‌دهند.

انواع راهنماهای متنی برخط ارایه شده به همراه پایگاه:

راهنمای ابزارهای مدیریت: کارکرد هر یک از منوهای مدیریت را در یک خط معرفی می‌کند.

راهنمای راه‌اندازی پایگاه : چگونگی راه‌اندازی پایگاه و انجام تنظیمات اصلی را در یک صفحه می‌گوید.

راهنمای جامع یکتاوب: چگونگی کار با ابزارهای گوناگون یکتاوب را به صورت گام‌به‌گام آموزش می‌دهد.

راهنمای الفبایی یکتاوب: فهرست الفبایی راهنمای ابزارها و بخش‌های برنامه را در اختیار مدیران قرار می‌دهد.

جستجو در راهنما: امکان جستجو در همه‌ی متون راهنما را فراهم می‌کند.

فهرست فایل‌ها: فهرست فایل‌های راهنمای برنامه را در اختیار مدیران قرار می‌دهد.

 روش‌های برقراری ارتباط
پرسش‌های متداول: اگر پس از دیدن اسلایدهای آموزشی و خواندن راهنمای برنامه یا هنگام کار با برنامه با پرسشی رو‌به‌رو شدید، بخش پرسش‌های متداول را ببیند. شاید مشابه پرسش شما را پیش از این پاسخ داده باشیم.
سامانه‌ی پیشنهادها: شما می‌توانید هرگونه پیشنهاد برای بهبود بسته‌ی نرم‌افزاری یکتاوب را از راه سامانه‌ی برخط دریافت پیشنهادها با ما در میان بگذارید و نقش موثری در گزارش درست و دقیق اشکالات و در نتیجه رفع سریع‌تر آن‌ها داشته باشد.
پاسخگویی الکترونیک: پرسش‌های خود را به یکی از روش‌های زیر برای بخش پشتیبانی بفرستید.
• پست الکترونیک به نشانی yektaweb-AT-gmail.com یا info-AT-yektaweb.com
• پر کردن فرم تماس پایگاه یکتاوب به نشانی www.yektaweb.com
به یاد داشته باشید
هنگام فرستادن پرسش‌های خود، موضوع پرسش، نشانی بخش یا صفحه‌ای که به آن اشاره می‌شود و نشانی پست الکترونیک خود را دقیق ذکر کنید تا پاسخگویی سریع‌تر انجام پذیرد.

پایگاه‌های همایش بهره‌مند از خدمات یکتاوب

تا کنون بیش از 300 پایگاه همایش از سامانه‌ی یکتاوب بهره‌مند شده‌اند از میان همایش‌هایی که با مدیریت کارآمد توانسته‌اند روش الکترونیک گردش کار مقالات را به طور مناسب پیاده‌سازی کنند می‌توان دومین کنفرانس بین‌المللی معماری و سازه (دانشگاه تهران)، همایش ملی مهندسی ارزش (انجمن مهندسی ارزش)، چهارمین کنگره‌ی بین‌المللی رنگ و پوشش (دانشگاه صنعتی امیرکبیر)، پنجمین همایش مشترک انجمن مهندسین متالورژی (دانشگاه صنعتی اصفهان) و هشتمین همایش بین‌المللی انرژی (وزارت نیرو)  را نام برد.

 

فهرست پایگاه همایش های بهره‌مند از خدمات یکتاوب:
توجه داشته باشید که به طور معمول پایگاه‌های همایش‌ها بعد از اتمام برگزاری توسط تیم برگزارکننده نگه‌داری و به روز نمی‌شوند و به همین دلیل فهرست زیر فقط شامل پایگاه های فعال می باشد. Yektaweb Sites List

فهرست برخط پایگاه های تحت پوشش شرکت یکتاوب

:: conference web sites ::
1 انجمن اپتیک و فوتونیک ایران

نوزدهمین کنفرانس اپتیک و فوتونیک ایران و پنجمین کنفرانس مهندسی فوتونیک ایران

The 19th iranian conference on optics and photonics and the fifth iranian conference on photonics engineering

icop.ir
2 موسسه خانه کتاب

جشنواره نقد کتاب

Www.naghdeketab.ir

naghdeketab.ir
3 انجمن دکترای علوم آزمایشگاهی تشخیص طبی ایران

نهمین کنگره بین المللی و چهاردهمین کنگره کشوری ارتقاء کیفیت خدمات آزمایشگاهی تشخیص پزشکی ایران

The 9th international and 14th national congress on quality improvement in clinical laboratories

iqctehran.ir
4

جشنواره بین‌المللی فارابی

Farabi international award

farabiaward.ir
5

کنگره ویروس شناسی ایران

Iranian virology congress

congress.isv.org.ir
6

پایگاه همایش های ملی و بین المللی انجمن کواترنری ایران

National and international conferences of iranian quaternary association

conf.iranqua.ir
7 انجمن روماتولوژی ایران

پایگاه همایش های سالیانه انجمن روماتولوژی ایران

Annual congresses of iranian rheumatology association

iracongress.ir
8 سازمان مدیریت صنعتی

سیزدهمین کنفرانس توسعه منابع انسانی

13th human resource development conference

hrdconf.ir
9 انجمن ایرانی ژئومورفولوژی

سامانه همایش های انجمن ایرانی ژئومورفولوژی

Iranian association of geomorphology conferences site

geomorphologyconf.ir
10 بیمارستان صارم

سمینارهای یک روزه ژنتیک پزشکی تشخیصی-تحقیقی

Medical genetics seminar (diagnostic and research)

medical-genetics-seminar.ir
11 انجمن رئولوژی ایران

اولین کنفرانس بین المللی رئولوژی

International conference of rheology

icor-isr.ir
12 انجمن بیوشیمی جمهوری اسلامی ایران

شانزدهمین کنگره ملی و هفتمین کنگره بین المللی بیوشیمی و بیولوژی مولکولی

16th national congress of biochemistry and 7th international congress of biochemistry and molecular biology

icbmb.ir
13 پژوهشگاه ملی اقیانوس شناسی و علوم جوی

دومین همایش بین‌المللی اقیانوس شناسی غرب آسیا

Second international conference on oceanography for west asia

rcowa-unesco.ir
14 انجمن اپتیک و فوتونیک ایران

همایش نانو فوتونیک ایران 1399

Iranian nano-photonic conference 2020

conference.opsi.ir
15 اولین همایش ملی نقد ادبیات داستانی ایران

انجمن علمی ادبیات داستانی ایران

Scientific association of iranian fiction literature

conf.ficiran.ir
16 انجمن ایرانی اخلاق در علوم و فناوری

جایزه استاد دکتر محمد قریب

جایزه استاد دکتر محمد قریب

ethicsaward.ir
17 انجمن علمی ماهیان زینتی ایران

چهارمین کنگره بین المللی تحقیقات شیلات و آبزیان

4th international congress on fisheries and aquatic research

icfarcongress.com
18

EMPTY SITE
19 پژوهشکده علوم تولید مثل یزد

دهمین کنگره بین المللی و جشنواره دانشجویی طب تولید مثل

10th yazd international congress and student award on reproductive medicine

yrsicongress.ssu.ac.ir
20 سازمان آموزش و پرورش استثنایی کشور

پایگاه ملی جشنواره های سازمان آموزش و پرورش استثنایی

پایگاه ملی جشنواره های سازمان آموزش و پرورش استثنایی

jashnvareh.csdeo.ir
21 دانشگاه خوارزمی

نماز، دانشگاه، بایسته ها و شایسته ها

The national conference of prayer, university, the obligations and the merits

puom.khu.ac.ir
22

جشنواره بین‌المللی فارابی

Farabi international award

farabiaward.ir/conf14
23 دانشگاه خوارزمی

سیزدهمین همایش سیاست های مالی و مالیاتی ایران

The 13th conference of iran’s tax and financial policies

taxresearch.khu.ac.ir
24 دانشگاه خوارزمی

اولین کنفراس ملی و دومین کنفرانس بین المللی روز آینده، شهر آینده

The second national and the first international conference futures day, futures city

fdfc2.khu.ac.ir
25 دانشکده غیردولتی غیرانتفاعی رفاه

همایش ملی تعامل انسان و رایانه: نظریه ها و کاربردها

Hci conf.

iranhciconf.refah.ac.ir
26

بیست و یکمین کنفرانس رمز ایران در زمینه امنیت اطلاعات و رمزشناسی

21st isc conference on information security and cryptology (iscisc 2024)

iscisc2024.modares.ac.ir
27 دانشگاه خوارزمی

هفدهمین کنفرانس بین المللی انجمن ایرانی تحقیق در عملیات

17th international conference of iranian operations research society

or17.khu.ac.ir
28 دانشگاه خوارزمی

مدیریت داشته‌ها برای ایجاد فرصت از محدودیت‌ها

Managing properties to transform limitations into opportunities

managing.khu.ac.ir
29 دانشگاه خوارزمی

همایش اعتلای هویت ایرانی و اسلامی در معماری، شهرسازی و مدیریت پروژه های ساختمانی در عصر نوین

The conference on the promotion of iranian and islamic identity in architecture, urban planning and management of construction projects in the modern era

cipaum.khu.ac.ir
30 انجمن فیزیک پزشکی ایران

سیزدهمین کنگره بین المللی فیزیک پزشکی ایران

13th iranian congress of medical physics

icmp13.iamp.ir
31 دانشگاه خوارزمی

پنجمین کنفرانس ملی انجمن سنجش از دور زمین شناختی ایران

The 5th national conference of iranian geological remote sensing society

igrss5.khu.ac.ir
32 انجمن علمی ارتوز و پروتز ایران

چهاردهمین کنگره ملی و سومین کنگره بین المللی ارتوز و پروتز ایران

The 3rd international and 14th national iranian congress in orthotics and prosthetics

cong.isaop.ir
33 دانشگاه خوارزمی

المؤتمر الدولی الثانی للسردانیه العربیه

The second international conference on arabic narratology

sican.khu.ac.ir
34

نخستین کنفرانس ملی نوآوری و فناوری در مدیریت بحران های طبیعی

1st national conference on innovation and technology in natural disaster management

itndm2024.modares.ac.ir
35

سی امین کنگره ملی و پنجمین کنگره بین المللی علوم و صنایع غذایی ایران

The 30th national and the 5th international iranian food sciences and technology congress

ifstacongress30.modares.ac.ir
36 دانشکده پرستاری و مامایی

اولین کنگره بین المللی دانشجویی پرستاری و مامایی ابن سینا

The first international nursing and midwifery student congress of avicenna

inmsca.umsha.ac.ir
37

اولین همایش ملی کارآفرینی و کسب و کار زنان

The first national womens entrepreneurship and business conference

zanankarafarin.modares.ac.ir
38 انجمن روان‌شناسی ایران

دهمین کنگره انجمن روانشناسی ایران- عصر روانشناسی دیجیتال:فرصت ها و چالش ها

10th congress of the iranian psychological association (the age of digital psychology: opportunities and challenges)

congress10.iranpa.org
39 دانشگاه خوارزمی

مرجعیت علمی دانشگاه های بین المللی ایرانی: به سوی نمایشگاه جاذبه های تحصیل در ایران

Scientific dominancy of iranian international universities: toward the international fair of study in iran

scid.khu.ac.ir
40

کنفرانس مهندسی و مدیریت فرایندهای سازمانی

Conference on organizational process engineering and management

opem.modares.ac.ir
41 دانشگاه خوارزمی

پنجمین همایش انجمن فناوری آموزشی: هوش مصنوعی و طراحی محیط های یادگیری

The 5th conference of educational technology association: artificial intelligence and design of learning environments

aile.khu.ac.ir
42 دانشگاه خوارزمی

همایش ملی توسعه پایدار از پنجره جزایر ایرانی خلیج فارس (با تاکید بر جزایر بوموسی، تنب کوچک و تنب بزرگ)

The national conference on sustainable development of the iranian islands in the persian gulf (bomusa, greater tunb, and lesser tunb)

igapg.khu.ac.ir
43 دانشگاه تربیت مدرس

امنیت غذایی؛ ایده‌ها و پژوهش‌ها در مهندسی بازیافت و کاهش ضایعات کشاورزی

9th national symposium on losses of agricultural products

engine.modares.ac.ir
44 دانشگاه تربیت مدرس

امنیت غذایی؛ ایده‌ها و پژوهش‌ها در مهندسی بازیافت و کاهش ضایعات کشاورزی

9th national symposium on losses of agricultural products

solap10.modares.ac.ir
45 دانشگاه خوارزمی

سومین کنفرانس ملی و دومین کنفرانس بین المللی روز آینده، شهر آینده: با محوریت تغییرات اقلیمی 1404

The third(3rd) national and the second (2nd) international conference of future day, future city: focusing on climate change

fdfc3.khu.ac.ir
46 همایش شهید رئیسی و‌حکمرانی سلامت

همایش شهید رئیسی و‌ حکمرانی سلامت

Shahid raisi and health governance conference

raisi-health.ir

 

معرفی سامانه مدیریت پایگاه همایش

  معرفی سامانه‌ی مدیریت پایگاه همایش

  (مدیریت ثبت نام افراد و دریافت و رهگیری، داوری و اطلاع‌رسانی مقالات)

AWT IMAGE

سامانه مدیریت الکترونیک همایش علمی‌ دارای سه بخش اصلی اطلاع‌رسانی از طریق پایگاه همایش، مدیریت دریافت و رهگیری مقالات و داوری الکترونیک مقالات است. ابزارهای قدرتمند مدیریت محتوا امکان ایجاد و به‌روز رسانی پایگاه همایش را فراهم می‌کنند. بخش مدیریت مقالات ابزارهایی برای دریافت مقالات و فایل‌های ضمیمه در اختیار کاربران و مدیر پایگاه می‌گذارد و بخش داوری الکترونیک امکان بررسی مقالات بر پایه‌ی روش‌های مرسوم بررسی را فراهم می‌کند. بنابراین، همه‌ی مراحل دریافت، بررسی و گزارش مقالات، به صورت یک فرآیند الکترونیک منظم قابل انجام است.

مهمترین امتیازهای سامانه مدیریت همایش یکتاوب امنیت بسیار بالای نرم افزار، آموزش و پشتیبانی آنلاین و سریع، تسهیل و تسریع امور برای برگزاری کنفرانس های پر حجم و بزرگ با کمک خودکار سازی ها و ابزارهای قدرتمند برنامه در بخش بررسی، داوری و پاسخگویی به نویسندگان و شرکت کنندگان و نیز گزارش ها و خروجی های بسیار کامل برنامه از بانک های اطلاعاتی و نتایج مختلف می باشد.

  توانایی‌های سامانه‌ی‌ مدیریت الکترونیک همایش
توجه: مشخصات فنی و امکانات برنامه‌ی نرم‌افزاری پایه در مستند مستقلی معرفی شده است و آنچه در ادامه می‌آید فقط مشخصات بخش مدیریت الکترونیک همایش است.

دریافت و رهگیری مقالات
• قابلیت دریافت مقاله از کاربران (Article Submission System) با تنظیمات بسیار انعطاف‌پذیر
• ثبت خودکار همه‌ی رویدادهای مرتبط با مقالات و ایجاد پرونده‌ی الکترونیک کامل برای هر مقاله
• قابلیت رهگیری کامل وضعیت مقاله توسط کاربران (Tracking)  از صفحه‌ی شخصی
• امکان جلوگیری از ارسال مقالات با عنوان کاملا یکسان با فایل موجود
• امکان اضافه کردن فایل ضمیمه به پرونده‌ی مقالات از طرف مدیر برنامه یا ارسال‌کننده‌ی مقاله
• امکان اصلاح مقالات و ویرایش مجدد مقاله پس از اعلام نظر کمیته‌ی علمی
• تشکیل پرونده مالی با امکان ثبت پرداخت دستی و پرداخت اینترنتی
• امکان ارسال پیامک (SMS) برای کاربران، داوران، نویسندگان و گروه‌های طبقه‌بندی شده افراد
• بایگانی خودکار همه‌ی نامه‌های ارسالی برای نویسندگان در پرونده‌ی مقاله
• ارسال خودکار همه‌ی تغییرات مقالات به پست الکترونیک نگارندگان
• امکان دریافت هر نوع توضیح مرتبط و فایل‌های ضمیمه از نویسندگان

• امکان صدور گواهینامه دریافت مقالات و نیز گواهینامه شرکت در همایش

داوری الکترونیک
• قابلیت داوری الکترونیک مقالات به صورت ساده یا پیشرفته (Online reviewer)
• قابلیت طراحی انواع فرم‌های سفارشی برای داوری‌های ساده و پیشرفته
• امکان نمایش تعداد دفعات ارسال هر مقاله به داوران، ارسال نامه‌ی پیگیری، گزارشگیری جامع داوری
• قابلیت تغییر متن نامه‌های ارسالی و تنظیم انواع متون و گزینه‌های صفحات مدیران، دبیر همایش، و داوران
• امکان تنظیم مشاهده یا عدم مشاهده فایل‌های ضمیمه یا فایل دارای نام نویسنده توسط داوران ‏در بخش داوری
• امکان ارسال پرونده‌ی مقالات و نامه‌ی ویژه برای داوران اصلی (داور نهایی)
• امکان ارسال مستقیم یا غیر مستقیم نتایج داوری به نگارندگان
• امکان تنظیم مهلت داوری برای ارسال نامه‌‌ی پیگیری و در نهایت کنسل کردن داوری
• امکان جلوگیری از ارجاع مقاله برای داوری به نویسندگان همان مقاله
• امکان محاسبه خودکار میانگین امتیاز هر مقاله بر اساس مجموع امتیازات داوران بررسی‌کننده‌ی مقاله
• امکان گزارش‌گیری بسیار پیشرفته و ارایه انواع خروجی‌های قابل بررسی در محیط اکسل

• امکان صدور خودکار گواهی داوری برای داوران

مدیریت و انتشار مقالات پذیرفته شده
• امکان انتشار چکیده‌ی مقالات یا متن کامل مقالات همراه با پرداخت الکترونیک (فروش برخط مقالات)
• قابلیت نمایش تعداد مراجعه به چکیده و متن کامل مقالات به صورت تفکیکی
• امکان خروجی مقالات به صورت موضوع‌بندی شده برای تهیه‌ی کتاب چکیده‌ی مقالات
• آرشیوسازی خودکار مقالات کنفرانس‌های پیشین
• قابلیت تهیه لوح فشرده اطلاعات و مقالات همایش
• امکان گزارش‌گیری و  ایجاد فایل‌های خروجی XML قابل استفاده در Word از اطلاعات مقالات
• امکان گزارش‌گیری بسیار پیشرفته و ارایه انواع خروجی‌های قابل بررسی در محیط اکسل

مدیریت پایگاه
• قابلیت انجام تنظیمات اصلی وبگاه همایش به صورت برخط
• امکان ثبت نام الکترونیکی کاربران در کنفرانس و کارگاه‌های آموزشی
• امکان زمان‌بندی خودکار مطالب پایگاه بر اساس روند پیشرفت برنامه‌ی همایش
• امکان مدیریت وضعیت مالی و پرداخت‌ الکترونیک صورتحساب
• امکانات ویژه برای مدیریت نمایشگاه، اقامتگاه، بازدید علمی و کارگاه‌های آموزشی
• امکان راه اندازی بخش نمایشگاه‌ها و فروش الکترونیکی غرفه
• مشاهده‌ی فهرست مقالات مشابه با یکدیگر در بخش گزارش‌گیری از مقالات
• امکانات جستجوی پیشرفته برای مقالات در بخش فهرست و پرونده‌ی مقالات
• امکان دسترسی کاربران سیستم به پرونده‌ی مقالات تحت عنوان مدیران مقالات
• امکان انتشار آلبوم تصاویر همایش
• امکان دریافت نظرات کاربران و انجام نظر سنجی در پایگاه

• امکان صدور کارت و گواهی شرکت در همایش

فرایند دریافت و بررسی مقالات
یکتاوب برای افزایش سرعت جریان اطلاعات میان مدیران و کاربران همایش علمی، سامانه‌ی داوری الکترونیک را راه‌اندازی کرده است. این سامانه جابه‌جایی الکترونیک مقالات و اطلاعات بین نگارنده‌ها، مدیر اجرایی همایش، دبیر همایش، سرگروه‌ها‌ی داوری و داوران را به آسانی و با کارآمدی انجام می‌دهد. در ادامه نمایی از مراحل داوری ارایه می‌شود:

1. فرستادن مقاله توسط نگارنده
2. دریافت مقاله توسط مدیر اجرایی
3. بررسی اولیه‌ی مقاله توسط دبیر علمی (اختیاری)
4. پیشنهاد داوران توسط سرگروه‌های داوری (اختیاری)
5. فرستادن مقاله به داور برای بررسی و اعلام نظر
6. بررسی مقاله توسط داور و تکمیل فرم داوری
7. بررسی نظرات داوران و پیشنهاد اصلاح به نگارنده‌ی مقاله توسط مدیر اجرایی
8. اصلاح مقاله توسط نگارنده و انجام مراحل داوری نهایی و تعیین وضعیت مقاله

 
نقش هر یک از عوامل درگیر در بررسی مقالات به شرح زیر است:

• مدیر پایگاه
   1. انجام تنظیمات عمومی، تنظیم فرم ثبت نام و تنظیم فرم ارسال مقاله
   2. تولید راهنمای نگارش مقاله با پیوند به فایل نمونه
   3. انجام تنظیمات داوری و معرفی دبیران علمی، سرگروه‌های داوری و داوران به برنامه
   4. ارسال مقاله برای دبیران علمی، سرگروه‌های داوری و داوران (گام به‌گام)
• نگارنده
   1. ثبت نام در پایگاه
   2. فرستادن مشخصات و فایل مقاله با کمک فرم ارسال مقاله
   3. بررسی نهایی پرونده‌ی مقاله و افزودن پیوست‌ها و توضیحات و تایید نهایی مقاله
   4. رهگیری وضعیت مقاله و پاسخگویی و رفع اشکالات از صفحه‌ی شخصی
• دبیر علمی (دبیر همایش یا کسانی که وی معرفی می‌کند)
   1. ثبت نام در پایگاه
   2. رفتن به صفحه‌ی دبیر علمی
   2. بررسی اولیه‌ی مقاله، نپذیرفتن مقاله در همان آغاز یا دادن اجازه برای انجام مراحل دیگر
• سرگروه داوری (دبیر همایش، کمیته‌ی علمی یا کسانی که آن‌ها معرفی می‌کنند)
   1. ثبت نام در پایگاه
   2. رفتن به صفحه‌ی انتخاب داور
   3. بررسی مقاله و تعیین داور برای مقاله از فهرست داوران یا پیشنهاد داور
• داوران (کسانی که با پیشنهاد دبیر همایش و کمیته‌ی علمی به سامانه معرفی می‌شوند)
   1. ثبت نام در پایگاه
   2. رفتن به صفحه‌ی داوری
   2. بررسی مقاله، پاسخ‌گویی به پرسش‌های فرم داوری و یا  ارسال فایل اصلاح‌شده

• مدیر پایگاه
   1. تایید یا رد نهایی مقاله‌ها 
   2. دسته‌بندی و انتشار مقاله‌ها و ارسال جداول زمان بندی به کاربران

توضیح:

یکتاوب افزار شرق سعی نموده است با بررسی مداوم استانداردها و نرم افزارهای معتبر دنیا، و نیز با شناخت بسترها و نیازها و روش‌های کاری داخلی، نسبت به به‌سازی و بومی‌سازی فرآیندها و استانداردهای دریافت، داوری و انتشار مقالات و پژوهش‌ها اقدام نماید. در این راستا شرکت یکتاوب با همکاری دانشگاه‌های معتبر کشور (مثل دانشگاه علوم پزشکی تهران) و طی قراردادهایی، کار معرفی و تصویب قوانین و مستندات تبادل داده‌های مقالات و سایر اقلام پژوهشی دانشگاه‌ها و مجلات علمی (خروجی‌های منظم XML) را برای معاونت تحقیقات وزارت بهداشت، درمان و آموزش پزشکی(پایگاه system.hbi.ir) و سامانه‌های تبادل داده‌ی مشابه برای وزارت علوم، تحقیقات و فناوری (با همکاری پژوهشگاه فناوری اطلاعات ایران یا IRANDOC)  انجام داده است.