لطفا این بخش را با لبخند بخوانید!

هدف ما سخت گیری یا دشوار کردن کارها نیست. هدف ما تنها ارتقای سطح ارتباط است تا سرعت و دقت پشتیبانی افزایش یابد. استفاده از ایمیل ثبت شده، ارسال نشانی سایت یا صفحات خطا، درج موضوع صحیح در بخش "subject" و توضیح دقیق درخواست یا مشکل تنها چیزی است که ما از شما می خواهیم. همین!

دقت کنید: در شرکت یکتاوب، عدم ارایه اطلاعات کافی و دقیق، پاسخ ندادن به ایمیل های شرکت، یا عجله در انجام امور می تواند باعث تاخیر یا وقفه در انجام کارها شود.

دو گروه کاربر داریم. یک گروه خود را جای ما می گذارند و می دانند که اگر قرار است ما مشکلی را بررسی کنیم نیاز به اطلاعات دقیق مثل نشانی صفحه خطا و بسته به نوع اشکال اطلاعات دیگر (مثل نام کاربری، کد مقاله، خطایی که برنامه اعلام می کند و ...) داریم. این گروه ایمیل خود را به صورت مدیر یا رابط پایگاه از راه های منطقی به ما معرفی کرده اند و ایمیل ها را فقط به ایمیل اصلی شرکت ارسال می کنند. گروه دیگر فقط به صورت کلی اعلام می کنند یک مشکلی در یک بخش وجود دارد. (مثلا می گویند امکان ورود به ایمیل نیست. یا می گویند کاربران نمی توانند مقاله ارسال کنند)

اگر جزو گروه دوم هستید لطفا متن زیر را مطالعه کنید:

بر اساس تجربه‌ای که در راه‌اندازی و مدیریت بیش از ۱۵۰۰ پایگاه اینترنتی کوچک و بزرگ به دست آمده است، راهکارهایی برای ارتباط اثربخش واحد پشتیبانی شرکت یکتاوب و همکاران و مشتریان در نظر گرفته شده است. خواهشمند است برای همکاری بهتر و تسریع کارها و پرهیز از اشتباه و دوباره‌کاری، موارد زیر را رعایت فرمایید:

۱. با توجه به لزوم بررسی مشکل و آماده نمودن متن راهنمای پاسخ به صورت دقیق، برای تسریع در پاسخگویی تا جایی‌که ممکن است موارد پیشنهاد یا اصلاح را از راه ایمیل بفرستید. در گفت‌وگوی تلفنی احتمال اشتباه همواره وجود دارد.

۲. پیش از فرستادن پرسش خود، کوشش کنید پاسخ پرسش را از بخش راهنمای پایگاه، لوح فشرده آموزشی و پرسش‌های متداول بیابید. بسیاری از پرسش‌های فرستاده شده، در بخش راه‌اندازی اولیه برنامه پاسخ داده شده‌اند.

۳. پیش از فرستادن گزارش اشکال، از درستی عملکرد سیستم خود اطمینان یابید. گاهی مشکلات به دلیل اشکال در رایانه یا مرورگر وب یا ذخیره صفحات و تصاویر در نهانگاه (cache) شبکه یا رایانه محلی رخ می‌دهند.

۴. برای امکان بازیابی و پیگیری، برای ایمیل‌های خود موضوع مناسب و دقیق (برای مثل، اصلاح صفحه فهرست مجلات) در نظر بگیرید و از تعیین موضوعات کلی مانند «پرسش» یا «اشکال» پرهیز کنید.در نامگذاری فایل های ضمیمه نیز دقت نمایید.

۵. اشکال خود را به صورت دقیق و کامل (از جمله با ذکر رویدادی که به خطا انجامیده است) توضیح دهید.

۶. در متن ایمیل هر چیزی که برای بررسی و پاسخگویی سودمند باشد (مانند نشانی صفحه، کدهای خطا، کد مقاله و نام کاربری) را بفرستید.

۷ . اگر تا به حال مشخصات فردی، پست الکترونیک، نشانی و شماره تماس شما به عنوان مدیر پایگاه در سیستم مدیریت مشتری شرکت یکتاوب وارد نشده است، با فرستادن فرم معرفی مدیر با مهر و امضای رسمی خود را به شرکت معرفی کنید.

۸- مذاکرات را نیمه کاره قطع نکنید! وقتی ایمیلی در حال تبادل است، تا وقتی موضوع تغییر نکرده است، ایمیل ها را reply کنید و ایمیل جدید نفرستید. ارسال ایمیل جدید بدون توجه به ایمیل قبلی فقط در صورتی قابل قبول است که موضوع بحث تغییر کرده باشد.

 برای مشاهده روش و فرم های معرفی مدیر جدید اینجا را کلیک کنید.

همکاران ما پرسش‌هایی که دقیق فرستاده شوند را در کم‌ترین زمان ممکن بررسی می‌کنند و به صورت مستقیم پاسخ می‌دهند یا در سامانه‌ی ارسال پیشنهاد‌ها و اشکالات درج می‌کنند.

نمونه یک ایمیل صحیح:

به:  yektawebgmail.com

موضوع: اشکال در بخش داوری مقالات (در بخش موضوع ایمیل درج شود نه در متن ایمیل)

متن پیام: وقتی می خواهیم مقاله A-۱۰-۲۲-۳ را برای داوری با نام کاربری reviewer ارسال کنیم گزینه ارسال پیام کوتاه را علامت می زنیم، اما پیام به داور ارسال نمی شود و با پیام خطای زیر مواجه می شویم:

عدم ارسال پیام کوتاه. لطفا شماره تلفن همراه را صحیح انتخاب کنید.

نشانی صفحه خطا:

http://www.yektawebtest.ir/demo_mag/admin_review_assign.php?mod=do_atcl_slc_revs&sid=۱&slc_lang=fa

با تشکر

محمدی - مدیر پایگاه نشریه آموزش پزشکی

نمونه پیام های فاقد امکان بررسی:

۱- سایت ما از امروز قطع است. بررسی کنید. (بدون داشتن دلیل قطعی سایت، ما تنها می توانیم لینک راهنمای بررسی دلیل قطعی را برای کاربر بفرستیم)

۲- بعضی ایمیل های ما به مقصد نمی رسند. (بدون داشتن نمونه ایمیل و پیام خطای برنامه یا نمونه ایمیل برگشت خورده نمی توانیم بررسی انجام دهیم)

۳- بعضی از مقالات ما مشکل دانلود دارند. (تا نشانی صفحه خطا، کد مقاله و نوع اشکال را نداشته باشیم نمی توانیم بررسی کنیم)

۴- نمی توانم در بخش مدیریت login کنم (برای بررسی، نشانی سایت، نام کاربری، رمز عبور و خطایی که برنامه اعلام می کند لازم است)

کلا سعی کنید از عباراتی مثل "بعضی کاربران" و "بعضی مقالات" استفاده نکنید و به جای آن لینک یا کد کاربری یا کد مقاله ارسال کنید تا بتوانیم اشکالات را بررسی کنیم. حتی اگر در بخشی همه مقالات یا همه کاربران مشکل خاصی دارند یکی دو نمونه را به صورت دقیق برای بررسی توسط همکاران شرکت مشخص کنید. یکی از دلایلی که این موضوع برای ما اهمیت دارد این است که می خواهیم کمترین دستکاری را در سایت شما داشته باشیم. مثلا اگر شما در بخش داوری اشکالی گزارش کنید و نمونه و کد مقاله و نام کاربری داور را ارسال نکنید ما مجبور خواهیم شد یک یا چند مقاله را برای یک یا چند داور ارسال کنیم و نتیجه را بررسی کنیم. یا اگر یک نمونه مقاله را برای هر اشکال ذکر نکنید مجبور خواهیم شد تعدادی مقاله را بررسی کنیم و شاید باعث شود مثلا مقاله جدیدی که دریافت کرده اید و هنوز آن را ندیده اید از فهرست مقالات جدید خارج شود. چون گاهی مشکلی برای یک مقاله وجود دارد ولی برای مقاله دیگری وجود ندارد.

ایمیل هایی که اشکالی در متن یا موضوع داشته باشند، حاوی نشانی سایت یا نشانی صفحه خطا نباشند یا از طرف ایمیل های نامعتبر ارسال شوند، با پاسخ زیر مواجه خواهند شد:
ایمیل شما مطابق با قواعد عمومی شرکت نیست.
لطفا اشکال ایمیل ارسالی را با توجه به متن راهنما اصلاح نمایید.

طبق قوانین شرکت فقط ایمیل های ارسالی به yektawebgmail.com یا infoyektaweb.com ​رسیدگی خواهند شد.

تهیه و ارسال تصویر از صفحه
اگر لازم باشد تصویری از صفحه برای بررسی ارسال کنید، می توانید با کمک دکمه Prit Scr صفحه را copy و سپس در یک فایل ورد (یا پینت یا فتوشاپ) paste و ذخیره کنید و تصویر را ارسال کنید. در بسیاری از مرورگرها افزونه هایی برای تسهیل این کار وجود دارد. مثلا برای فایرفاکس می توانید از افزونه زیر استفاده کنید:

https://addons.mozilla.org/en-US/firefox/addon/abduction/

بعد از نصب این افزونه می توانید از کلیک راست و منوی Save Page As Image استفاده کنید و سپس محل مورد نظر را مشخص کرده و تصویر را ذخیره کنید.

مطلب مرتبط: اعلام سیاست های جدید کاری شرکت یکتاوب
مطلب مرتبط: یک مطلب غیر رسمی: درد و دل مدیر عامل یکتاوب با مشتریان!