AWT IMAGE

سامانه‌ی مدیریت طرح‌ها : معرفی سامانه‌ی مدیریت پایگاه طرح‌های پژوهشی

  معرفی سامانه‌ی مدیریت طرح پژوهشی

  (دریافت و بررسی پروژه از طریق وب)


مدیریت الکترونیک طرح پژوهشی
سامانه‌ی مدیریت الکترونیک طرح پژوهشی‌ دارای سه بخش اصلی اطلاع‌رسانی از طریق پایگاه طرح پژوهشی، مدیریت دریافت و رهگیری طرح‌ها و داوری الکترونیک طرح‌ها است. ابزارهای قدرتمند مدیریت محتوا امکان ایجاد و به‌روز رسانی پایگاه طرح پژوهشی را فراهم می‌کنند. بخش مدیریت طرح‌ها ابزارهایی برای انتشار الکترونیک طرح‌های پژوهشی خاتمه یافته در اختیار مدیر پایگاه می‌گذارد و بخش داوری الکترونیک امکان بررسی طرح‌ها را فراهم می‌کند. بنابراین، همه‌ی مراحل دریافت، بررسی و انتشار طرح ها، به صورت یک فرآیند الکترونیک منظم قابل انجام است.


توانایی‌های سامانه‌ مدیریت الکترونیک طرح پژوهشی
توجه: مشخصات فنی و امکانات برنامه‌ی نرم افزاری پایه در مستند مستقلی (سامانه‌ی مدیریت پایگاه وب) معرفی شده است و آنچه در ادامه می‌آید فقط مشخصات بخش مدیریت الکترونیک طرح پژوهشی است.
دریافت و رهگیری طرح
• قابلیت دریافت برخط مشخصات طرح از کاربران با تنظیمات بسیار انعطاف‌پذیر
• ثبت خودکار همه‌ی رویدادهای مرتبط با طرح و ایجاد پرونده‌ی الکترونیک کامل
• قابلیت ارسال پرونده‌ی الکترونیک طرح برای مجریان
• قابلیت رهگیری کامل وضعیت طرح توسط کاربران (Tracking)
• امکان جلوگیری از ارسال طرح‌های با عنوان کاملا یکسان
• امکان اضافه کردن فایل ضمیمه به پرونده‌ی طرح ها از طرف مدیر برنامه یا ارسال‌کننده طرح
• امکان اصلاح طرح‌ها و ویرایش مجدد طرح پس از اعلام نظر داور
• ذخیره کردن همه‌ی فایل‌های اصلی و اصلاحی در یک پرونده
• تشکیل پرونده‌ی مالی با امکان ثبت پرداخت دستی و پرداخت اینترنتی صورتحساب
• امکان ارسال پیامک (SMS) برای کاربران، داوران، ارسال‌کننده طرح و گروه‌های طبقه‌بندی شده افراد
• بایگانی خودکار همه‌ی نامه‌های ارسالی برای ارسال‌کننده طرح در پرونده‌ی مقاله
• ارسال خودکار همه‌ی تغییرات مقالات به پست الکترونیک عوامل طرح
• امکان دریافت هر نوع توضیح مرتبط و فایل‌های ضمیمه از ارسال‌کننده طرح

داوری الکترونیک
• قابلیت داوری الکترونیک طرح‌ها به صورت ساده یا پیشرفته (Online reviewer)
• قابلیت طراحی انواع فرم‌های سفارشی برای داوری‌های ساده و پیشرفته
• امکان نمایش تعداد دفعات ارسال هر طرح به داوران، ارسال نامه‌ی پیگیری و گزارشگیری جامع داوری
• قابلیت تغییر متن نامه‌های ارسالی و تنظیم انواع متون و گزینه‌های صفحات مدیران، کارشناسان، و داوران
• امکان تنظیم مشاهده یا عدم مشاهده فایل‌های ضمیمه یا فایل دارای نام مجری توسط داوران ‏در بخش داوری
• امکان ارسال پرونده‌ی طرح ها و نامه‌ی ویژه برای داوران اصلی
• امکان ارسال مستقیم یا غیر مستقیم نتایج داوری به مجریان
• امکان تعریف مسیرهای گردش کار طرح ها و ایجاد دسترسی برای کارشناسان و مدیران هر بخش
• امکان تنظیم مهلت داوری برای ارسال نامه‌‌ی پیگیری و در نهایت کنسل کردن داوری
• امکان جلوگیری از ارجاع طرح برای داوری به ارسال‌کننده همان طرح

انتشار طرح
• قابلیت انتشار برخط طرح‌های پذیرفته شده با قابلیت دسته‌بندی
• امکان انتشار چکیده‌ی طرح ها به صورت مجزا از طرح اصلی با تعریف سطح دسترسی
• قابلیت نمایش تعداد مراجعه به چکیده و متن کامل طرح ها به صورت تفکیکی
• ایجاد موتور جستجوی خودکار برای طرح های منتشر شده
• امکان خروجی طرح ها به صورت موضوع‌بندی شده با تنظیمات مورد نظر برای تهیه‌ی کتاب چکیده‌ی طرح‌ها
• امکان گزارش‌گیری و  ایجاد فایل‌های خروجی XML قابل استفاده در Word از اطلاعات مقالات

مدیریت پایگاه
• قابلیت انجام تنظیمات اصلی وبگاه طرح پژوهشی به صورت برخط
• امکان مدیریت وضعیت مالی و پرداخت‌های کاربران با توجه به گزینه‌های انتخاب شده در پایگاه
• امکان بررسی و ورود خودکار اطلاعات مطالب و طرح‌ها از فایلهای XML
• مشاهده‌ی فهرست طرح‌های مشابه با یکدیگر در بخش گزارش‌گیری از طرح‌ها در بخش طرح‌های پژوهشی
• استفاده از متغیر‌هایی برای درج خودکار عنوان و نام خانوادگی مجریان در بخش ارسال پست الکترونیک
• ارسال پرونده‌ی طرح به ارسال‌کننده و نیز همه‌ی مجریان طرح یا مکاتبه با آن‌ها از طریق صفحه‌ی پرونده طرح‌ها
• امکانات جستجوی پیشرفته برای طرح‌ها در بخش فهرست و پرونده‌ی طرح‌ها
• امکان مشاهده‌ی طرح‌های مشابه برای هر یک از طرح‌ها در صفحه‌ی پرونده‌ی طرح‌ها در بخش طرح‌های پژوهشی
• امکان دسترسی کاربران سیستم به پرونده‌ی طرح ها تحت عنوان مدیران طرح‌ها
• امکان ارسال توضیحات اضافه شده به صفحه‌ی پرونده‌ی طرح برای مدیران طرح‌ها (برای ویرایش و تایید نهایی)
• امکان آگاهی از همه‌ی رویدادهای انجام شده بر روی طرح‌ها از جمله ارسال، داوری و دسترسی
• تصحیح خودکار اشکال فونت‌های فارسی و عربی (ک و ی) برای جستجوی مشخصات و مجریان طرح‌ها
• امکان ارتباط و ارسال خودکار اطلاعات به سامانه‌ی ملی مدیریت علم و فناوری (سمات بخش سلامت و بخش علوم)


فرایند دریافت و بررسی طرح
یکتاوب برای افزایش سرعت جریان اطلاعات میان مدیران و کاربران یک طرح پژوهشی‌ علمی، سامانه‌ی داوری الکترونیک را راه‌اندازی کرده است. این سامانه جابه‌جایی الکترونیک طرح‌ها و اطلاعات بین مجری‌ها، مدیر اجرایی طرح پژوهشی (مدیر پایگاه اینترنتی)، کارشناسان پژوهشی، سرگروه‌ها‌ی داوری و داوران را به آسانی و با کارآمدی انجام می‌دهد. در ادامه نمایی از مراحل داوری ارایه می‌شود:
1. فرستادن طرح توسط مجری
2. دریافت طرح توسط مدیر اجرایی
3. بررسی اولیه‌ی طرح توسط کارشناسان پژوهشی (اختیاری)
4. پیشنهاد داوران توسط سرگروه‌های داوری (اختیاری)
5. فرستادن طرح به داور برای بررسی و اعلام نظر
6. بررسی طرح توسط داور و تکمیل فرم داوری
7. بررسی نظرات داوران و پیشنهاد اصلاح به مجری طرح توسط مدیر اجرایی
8. اصلاح طرح توسط مجری و انجام مراحل داوری نهایی و تعیین وضعیت طرح

داوری الکترونیک طرح‌ها نیازمند همکاری همه‌ی کاربرانی است که به گونه‌ای در روند بررسی طرح ها نقش دارند. در این میان، مدیر پایگاه نقش رابط میان همه‌ی این کاربران را خواهد داشت. نقش هر یک از عوامل درگیر در بررسی طرح ها به شرح زیر است:

• مدیر پایگاه
   1. انجام تنظیمات عمومی، تنظیم فرم ثبت نام و تنظیم فرم ارسال طرح
   2. تولید راهنمای نگارش طرح با پیوند به فایل نمونه
   3. انجام تنظیمات داوری و معرفی دبیران علمی، سرگروه‌های داوری و داوران به برنامه
   4. بررسی فرم‌های داوری و نامه‌هایی که از سوی پایگاه فرستاده می‌شود
   5. ارسال طرح برای دبیران علمی، سرگروه‌های داوری و داوران (گام به‌گام)

• مجری
   1. ثبت نام در پایگاه
   2. فرستادن مشخصات و فایل طرح با کمک فرم ارسال طرح
   3. بررسی نهایی پرونده‌ی طرح و افزودن پیوست‌ها و توضیحات و تایید نهایی طرح
   4. رهگیری وضعیت طرح و پاسخگویی و رفع اشکالات از صفحه‌ی شخصی

• کارشناسان پژوهشی
   1. ثبت نام در پایگاه
   2. رفتن به صفحه‌ی دبیر علمی
   2. بررسی اولیه‌ی طرح، نپذیرفتن طرح در همان آغاز یا دادن اجازه برای انجام مراحل دیگر

• سرگروه داوری
   1. ثبت نام در پایگاه
   2. رفتن به صفحه‌ی انتخاب داور
   3. بررسی طرح و تعیین داور برای طرح از فهرست داوران یا پیشنهاد داور

• داوران
   1. ثبت نام در پایگاه
   2. رفتن به صفحه‌ی داوری
   2. بررسی طرح، پاسخ‌گویی به پرسش‌های فرم داوری و یا  ارسال فایل اصلاح‌شده

• مدیر پایگاه
   1. تایید یا رد نهایی طرحها
   2. دسته‌بندی و انتشار طرح‌ها و ارسال جدول محتویات به کاربران


توضیح

یکتاوب افزار شرق سعی نموده است با بررسی مداوم استانداردها و نرم افزارهای معتبر دنیا، و نیز با شناخت بسترها و نیازها و روش‌های کاری داخلی، نسبت به به‌سازی و بومی‌سازی فرآیندها و استانداردهای دریافت، داوری و انتشار مقالات و پژوهش‌ها اقدام نماید. در این راستا شرکت یکتاوب با همکاری دانشگاه‌های معتبر کشور (مثل دانشگاه علوم پزشکی تهران) و طی قراردادهایی، کار معرفی و تصویب قوانین و مستندات تبادل داده‌های مقالات و سایر اقلام پژوهشی دانشگاه‌ها و مجلات علمی (خروجی‌های منظم XML) را برای معاونت تحقیقات وزارت بهداشت، درمان و آموزش پزشکی(پایگاه system.hbi.ir) و سامانه‌های تبادل داده‌ی مشابه برای وزارت علوم، تحقیقات و فناوری (با همکاری پژوهشگاه فناوری اطلاعات ایران یا IRANDOC)  انجام داده است.