بهترین راه برای ثبت نام کاربران در پایگاه های بهره مند از نرم افزارهای شرکت یکتاوب این است که از آن ها بخواهید فرم ثبت نام در پایگاه را پر کنند. مدیران پایگاه می توانند این فرم را در بخش «تنظیمات مربوط به کاربران- تنظیمات ثبت نام» تنظیم کنند و مشخص کنند کاربران چه اطلاعاتی را در فرم ثبت نام وارد کنند.
چگونگی تنظیم فرم ثبت نام
برای پایگاه های عمومی، دانشگاهی و مجلات کافی است دو بخش را تنظیم کنید: تنظیمات عمومی ثبت نام و تنظیمات کادرهای فرم ثبت نام
برای پایگاه های همایش های علمی دو بخش ویژه طراحی شده است:
1. تعیین نوع ثبت نام
با کمک این بخش می توانید ثبت نام کنندگان برای ارسال مقاله را از شرکت کنندگان در کنفرانس جدا کنید و با تنظیم متن پیام ظاهر شده پس از تکمیل فرم ثبت نام و ارایه لینک های مورد نظر خود، هر گروه را به بخش خاصی از پایگاه یا فرم های تکمیلی برای دریافت اطلاعات بیشتر راهنمایی کنید. همچنین امکان ثبت وجه ثبت نام برای کنفرانس ها با امکان محاسبه خودکار در صورتحساب مالی کاربران در این بخش وجود دارد.
2. ثبت نام گروهی
شما می توانید مطلبی به عنوان راهنما ایجاد کنید و فایل اکسل یا ورد لازم را لینک بدهید تا کاربران آن را دریافت و تکمیل کنند و از طریق کادر دریافت فایل ضمیمه ارسال کنند. به این روش یک کاربر مسوول می تواند برای تعداد بسیاری از کاربران ثبت نام ویژه ی کنفرانس انجام دهد.
چگونگی ثبت نام جمعی کاربران
اگر به عنوان مدیر پایگاه می خواهید یک یا چند کاربر را در پایگاه ثبت نام کنید باید به بخش «تنظیمات مربوط به کاربران- مدیریت کاربران» مراجعه کنید. در این جا می توانید کاربران را به صورت تک تک، چندتایی یا با کمک فایل اکسل به برنامه معرفی کنید.
اگر می خواهید با فایل اکسل کار کنید نخست باید فایل الگو را از پایگاه خود دریافت کنید. روی عبارت «افزودن جمعی با فایل xls » کلیک کنید تا به راهنمای افزودن جمعی کاربران به برنامه و «فایل ویژه ی ثبت کاربران» دست یابید. راهنما را با دقت بخوانید، فایل اکسل را آماده کنید و به برنامه بدهید.
به یاد داشته باشید
• هرگز در حالتی که وارد بخش مدیریت پایگاه شده اید، به پر کردن فرم ثبت نام نپردازید. در این صورت شما مشخصات مدیر پایگاه را تغییر می دهید و دیگر امکان دسترسی به پایگاه را نخواهید داشت. همچنین کاربری که نشانی ایمیل آن را در فرم ثبت نام وارد می کنید، امکان راه یابی به بخش مدیریت پایگاه را پیدا می کند.
• برای افزودن چند کاربر به برنامه بهتر است از امکان «افزودن جمعی با کمک فرم ساده» بهره ببرید. افزودن کاربران با فایل اکسل برای افزودن تعداد بسیاری کاربر مناسب است و به توانایی کار به این نرم افزار نیاز دارد.
• برای افزودن جمعی داوران به برنامه های مدیریت نشریه و مدیریت کنفرانس به بخش «داوری الکترونیک-معرفی دست جمعی داوران» مراجعه کنید. راهنما را بخوانید و فایل اکسل الگو را دریافت کنید. روش ساده تر برای معرفی داوران، ثبت نام داوران در برنامه و بهره گیری از بخش «داوری الکترونیک-معرفی داوران» است.